انواع بازدیدکنندگان از نمایشگاه:
در یک تقسیم‌بندی کلی، بازدیدکنندگان نمایشگاه به سه دسته تقسیم می‌شوند:
۱- صددرصد علاقمند: (باید به این گروه به قدر کافی توجه شود.)
۲- صددرصد بی‌علاقه: (وقت خود را برای این گروه بیهوده تلف نکنید)
۳- حدوسط: (این گروه را از دست ندهید. زیرا، ممکن است در صورت جلب اعتماد آنان، مشتریان آینده شما بشوند.)
از نگاهی دیگر، هر یک از گروههای زیر، ممکن است بازدیدکننده غرفه باشند:
– کارمندان و سازمانهای مختلف (که از سوی شرکت یا سازمان خود؛ به نمایشگاه اعزام شده‌اند.)
– مدیران عامل شرکتها (برای مطالعه و بررسی کالاها و امکانات خریدهای آینده شرکت خود، مذاکره درباره خرید کالایی که قبلاً انتخاب کرده است و …)
– کارگران فنی (که مستقیماً با دستگاهی که جزو کالاهای شما است، اکنون یا در آینده کار می‌کند و سئوالاتی درباره طرز کار آن دارد و …)
– نمایندگان شرکتهای رقیب، تعاونیها، مؤسسات مالی و اعتباری، مطبوعات، وزارتخانه‌ها و …
– تولیدکنندگان کالاهای رقیب شما (برای استفاده از اطلاعات شما به نفع خودشان)
– و سایر افراد
حال که با بازدیدکنندگان و خواست و نیازهای آنان آشنا شدید به نحوه اداره و مدیریت غرفه می‌پردازیم.
اداره‌کنندگان غرفه: اداره‌کنندگان غرفه‌ها، یکی از مهمترین عامل نیل به موفقیت برای رسیدن به هدفهای مشارکت در نمایشگاهها هستند. افرادی که در اداره غرفه دخالت و همکاری دارند، عبارتند از:
۱- نماینده شرکت (عضو هیأت مدیره، مدیرعامل و …)
۲- مدیر غرفه (سمئولیت رهبری کارکنان غرفه را دارد)
۳- کارکنان فنی
۴- مسئول فروش (فعالیتهای مربتط با فروش، ارسال کالا و عقد قراردادهای تجاری را برعهده دارد.)
۵- کارشناس صادرات و تجارت بین‌المللی
۶- مترجم
۷- کارشناس مطبوعاتی
۸- کارشناس روابط عمومی
۹- خدمه (برای پذیرایی، نظافت و نگهبانی از غرفه)
عوامل موثر بر انتخاب کارکنان غرفه:برای انتخاب کارکنان غرفه باید نکات زیر را رعایت کنید:
۱- به زبان انگلیسی یا زبان کشور میزبان آشنا باشند.
۲- دارای وضع ظاهری آراسته باشند.
۳- با دیگران برخورد نیکو داشته باشند.
۴- چهره آنان برای جلب مشتری و ایجاد اعتماد نسبت به شرکت و کالاهای عرضه شده، مؤثر باشد.
۵- قادر باشند روزانه ۱۲ ساعت (به مدیر یک هفته و بیشتر) کار طاقت‌فرسا را تحمل کنند.
اطلاعاتی که کارکنان باید بر آن مسلط باشند:کارکنان غرفه باید در خصوص موارد ذیل اطلاعات کافی داشته باشند:
۱- نوع تولیدات و محصولات تولیدی شرکت و خدمات قابل ارائه
۲- قیمت و شرایط فروش کالاهای شرکت
۳- رقبای شرکت
۴- هدف از مشارکت شرکت وی در نمایشگاه
۵- مشتریان عمده و گروههای علاقمند به بازدید از غرفه
۶- نحوه ضبط مکالمات و مذاکرات بازدیدکنندگان از غرفه
۷- آگاهی و اطلاعات فنی از غرفه
۸- محل برگزاری غرفه و مکان نمایشگاه
وظایف کارکنان غرفه:کارکنان غرفه از نظر کارشناسی وظایف زیر را برعهده دارند:
۱- حضور مداوم در محل غرفه (طی ساعات برگزاری نمایشگاه)
۲- برخورد مناسب با بازدیدکنندگان
۳- مذاکره صحیح و علاقمند کردن بازدیدکنندگان به بازدید از همه محصولات ارائه شده
۴- انجام مذاکره و مباحثه پیرامون کالاهای عرضه شده به نحوی که بازدیدکنندگان برای شناخت آن کالاها، کنجکاو و علاقمند شوند.
وظایف مدیر غرفه:مدیریت غرفه مسئولیت اداره غرفه (از نظر بازدیدکنندگان و نیز کارکنان غرفه) را برعهده دارد. بطور کلی وظایف مدیر غرفه به شرح زیر است:
۱- قبول مسئولیت غرفه قبل از شروع نمایشگاه
۲- تعیین وظایف کارکنان و واگذاری مسئولیتهای کارکنان غرفه در مباحثات و مذاکرات با مشتریان غرفه
۳- انتقال اطلاعات و اخبار مهم غرفه به مدیریت اداره مرکزی
۴- نظارت بر روند امور برگزاری نمایشگاه
۵- نظارت بر مطابق بودن غرفه با مشخصات نقشه
۶- راهنمایی و توجیه کارکنان غرفه (یکروز قبل از شروع نمایشگاه)
خصوصیات یک مدیر غرفه:مدیر غرفه باید دارای مشخصات ذیل باشد:
۱- تجربه برگزاری و اداره غرفه در نمایشگاههای مختلف
۲- قابلیت و قدرت تصمیم‌گیری
۳- واجد بودن خصوصیات مدیریت و رهبری
۴- استعداد سازماندهی
۵- حس مسئولیت‌پذیری
۶- ظاهری آراسته
۷- داشتن اعتماد به نفس
۸- قدرت خلاقیت و ابتکار
۹- داشتن توان و آمادگی رهبری و اداره مذاکرات و مباحثات
۱۰- اطلاعات کافی در زمینه‌های تجاری و فنی
۱۱- حافظه قوی در خصوص شناسایی افراد
نشانه‌های مدیریت صحیح غرفه:چنانچه نشانه‌های زیر را در یک غرفه مشاهده نمودید، مدیریت صحیح و قابل‌قبولی بر آن غرفه حاکم بوده است:
۱- نظافت غرفه در تمام مدت کار نمایشگاه بطور کامل رعایت میشود.
۲- کالاهای نمایشی بطور صحیح و سالم تا پایان نمایشگاه نگهداری میشود
۳- کلیه تسهیلات فنی در غرفه و ساعات کار بطور کامل رعایت میشود.
۴- جو و فضای غرفه در طول برگزاری نمایشگاه، کاملاً دوستانه و توأم با آرامش است.
۵- مدیر در تمام طول نمایشگاه از وضعیت کارکنان غرفه مطلع است.
۶- مذاکرات کارکنان غرفه با بازدیدکنندگان همواره یادداشت شده است و در فرصتهای مناسب موردبررسی و تحلیل قرار گرفته میشود.
آموزش و وجیه کارکنان غرفه:اهداف شما از شرکت در نمایشگاه، هنگامی تحقق می‌یابد که بازدیدکنندگان به غرفه شما جلب شوند و اظهار رضایت نمایند. این امر، بستگی به برخورد کارکنان غرفه با آنها دارد. برای موفقیت، باید مدیران غرفه‌ها یک روز قبل از شروع و نیز جریان برگزاری نمایشگاه نکات ذیل را به کارکنان آموزش یا تذکر دهند:
۱- اطلاعات کافی درباره کالاها داشته باشند و طرز استفاده از آنها را بدانند.
۲- با اصطلاحات بازرگانی (در مورد حمل و نقل، بسته‌بندی، تعرفه‌های گمرکی، شرایط فروش، واگذاری نمایندگی و …) آشنایی کامل داشته باشند.
۳- از محلهای عمومی، تسهیلات و تأسیسات نمایشگاهی مطلع باشند. (تلفن عمومی، آبریزگاه، کمکهای اولیه، درمانگاه و …)
۴- نظم و نظافت کل غرفه را سراسر ایام برپایی نمایشگاه رعایت کنند.
۵- هرگونه ابهام، ضعف و مشکل کارکنان یک روز بعد از افتتاح (طی جلسه‌ای) برطرف شود.
۶- مدارک مهم نمایشگاهی برای آنان تعریف و توضیح داده شود.
۷- با خصوصیات فرمهای مشخصات بازدیدکنندگان و نحوه استفاده و تکمیل آنها آشنا شوند.
۸- درباره دستورالعمل چگونگی جذب و مذاکره با مشتریان و بازدیدکنندگان آشنا شوند.
۹- اطلاعات قابل ارائه به مطبوعات و نمایندگان وسایل ارتباط جمعی را تشخیص دهند.
نحوه برخورد با بازدیدکنندگان:شما مدیران و کارکنان غرفه باید با هوشیاری به استقبال بازدیدکنندگان بروید و آنان را جذب نمایید. موفقیت شما در نمایشگاه مدیون برخورد صحیح با بازدیدکنندگان است. برای کسب موفقیت، نکات ذیل را رعایت کنید:
۱- در نخستین گام، بازدیدکنندگان را تشویق به مکث کردن در برابر غرفه و کالاهای آن کنید.
۲- حالت خوش‌آمدگویی به خود بگیرید.
۳- وانمود نکنید که شغل اصلی شما، این نیست.
۴- حالت ایستاد شما، بیش از آنچه فکر می‌کنید در مردم تأثیر می‌گذارد
۵- چهره عبوس به خود نگیرید.
۶- هرگز در لبه مدخل غرفه نایستید.
۷- اگر شما کارکنان غرفه در یکجا جمع شوید و با هم مشغول صحبت باشید؛ بازدیدکننده به خود اجازه نخواهد داد، وارد غرفه شود و جمع شما را به هم بزند. پس از این کار اجتناب کنید.
۸- برای آغاز سخن با بازدیدکنندگان از جمله ”چه فرمایشی دارید“ استفاده نکنید. بهتر است با جملات زیر شروع کنید:
”آخرین پدیده صنعتی ما را دیده‌اید؟“
”شما در زمینه واردات فعالیت دارید؟“
”تاکنون از کشور ما کالایی خریده‌اید؟“
۹- سعی کنید، بازدیدکنند را وادار به سخن گفتن نمایید و خود شنونده باشید.
۱۰- بلافاصله، وارد بحثهای فنی نشوید. ممکن است خود را گرفتار سئوال پیچ شدن کنید.
۱۱- در لحظات اولیه، سعی کنید هویت بازدیدکننده را بشناسید تا در سطح او صحبت کنید و یا او را به متخصص غرفه معرفی نمایید.
