حضور موفق در نمایشگاه

نمایشگاه، محلی برای ارائه و نمایش توانمندی ها، خدمات و محصولات است که در سطوح مختلفی چون استانی، ملی و بین المللی برگزار می گردد. در تجمعات نمایشگاهی، اصولاً جدیدترین و کارآمدترین راه حل ها برای زندگی و کسب و کار بهتر ارائه می گردند.

این سوال مهمی است که باید همیشه از خود بپرسید چرا در نمایشگاه شرکت می کنیم؟ در اکثر مواقع در بین شرکت کنندگان با شرکت هایی روبرو می شویم که پس از صحبت با آنها باز هم نمی توانیم بفهمیم این مجموعه چرا در نمایشگاه شرکت کرده است؟ چراکه با اولین صحبت های رد و بدل شده در می یابیم آمادگی کامل این حضور در آن مجموعه وجود ندارد.

نحوه شرکت در نمایشگاه ها اصولاً بر اساس کمپین بازاریابی و تبلیغات شرکت ها صورت می گیرد اما در ایران به دلیل عدم ثبات برنامه های اقتصادی در اکثر کسب و کارهای کوچک این روند اجرا نمی گردد و مستقیماً بر اساس شرایط اقتصادی بنگاه ها و موقعیت زمانی و… شرکت ها در نمایشگاه حضور به هم می رسانند.

اگر تمایل دارید بازار جغرافیایی خود را گسترش دهید.

اگر در صدد جذب نماینده و عوامل فروش هستید.

اگر می خواهید جهت تامین مواد اولیه و… با شرکت های دست اول ارتباط داشته باشید.

اگر محصول و یا خدمات جدیدی دارید که می بایست به مخاطبان خود معرفی کنید.

اگر تمایل دارید در جمع همکاران خود حضور داشته و بدرخشید.

در نمایشگاه شرکت کنید در غیر این صورت پول خود را جای دیگری سرمایه گذاری کنید.

از آنجاییکه نمایشگاه ها در اجرای بسیاری از استراتژی های شرکت مفید هستند نحوه انتخاب و تصمیم گیری صحیح در خصوص حضور و یا عدم حضور در نمایشگاه اهمیت بیشتری پیدا می کند. برایند انتخاب صحیح می تواند شرکت را در تصمیم گیری های آتی یاری نماید.

نتایج حاصل از حضور در نمایشگاه می تواند در چگونگی راه اندازی خط تولید محصول جدید، افتتاح و کسب بازارهای جدید، بهبود روابط با مشتریان، حفظ بازار و حضور در عرصه های بین المللی و شناساندن محصول جدید تولید نشده و… نقش موثری را ایفا نموده و موجب اخذ یک تصمیم کلیدی در شرکت گردد.

بنابراین هر قدر به اطلاعات مربوط به کیفیت و کمیت یک نمایشگاه بیشتر دسترسی پیدا کنیم تصمیم گیری دقیق تر خواهد شد.

در صورت عدم دسترسی کافی به اطلاعات مورد نیاز ممکن است به این نتیجه برسیم که ابتدا نمایشگاه را برای سال اول مورد بازدید و ارزیابی قرار داده و سپس از نتایج به دست آمده در خصوص حضور در دوره های بعدی تصمیم گیری نماییم.

اقدامات مورد نیاز جهت انتخاب نمایشگاه :
.گردآوری تقویم نمایشگاه های موجود
طبقه بندی نوع برگزاری / تخصصی، بازرگانی، فروش
·تطبیق با اهداف و انتخاب بهترین گزینه های شرکت
·بررسی مدت زمان و ایام برگزاری نمایشگاه
·تنظیم بودجه و بررسی های ثبت نام
·بررسی سابقه برگزاری نمایشگاه مورد نظر
·بررسی هماهنگی و ارتباط نمایشگاه با بازار
·سطح خدمات و تسهیلاتی قابل ارائه برگزار کننده
·بررسی شیوه های تبلیغاتی و اقدامات برگزار کننده
·بررسی تعداد بازدیدکنندگان در دوره های قبل
·کشورها و شرکت های بین المللی شرکت کننده
·اعتبار و صلاحیت شرکت برگزار کننده نمایشگاه
·بررسی وضعیت اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی محل برگزاری
·بازدید از وب سایت برگزار کننده
·کسب خبر از طریق شرکای تجاری، اتاق های بازرگانی و…
·بررسی های وضعیت امکانات رفاهی، اقامتی، بهداشتی و امنیتی
·بررسی هزینه های اقامت، عزیمت، خورد و خوراک و ویزا
·شناسایی روزهای تعطیل رسمی در محل برگزاری نمایشگاه
·بررسی هزینه های تبلیغات، حمل و نقل کالا و…
·بررسی مسیرها و مدت زمان حمل کالا تا مقصد

اقدامات مورد نیاز جهت اداره غرفه نمایشگاهی

اداره غرفه توسط فرد یا افرادی که برای این مهم انتخاب شده اند بسیار حائز اهمیت است، این فرد ممکن است از کارکنان شرکت و یا صاحب کالا و یا مدیر شرکت باشد. ثمره تمام تلاش های انجام شده از ابتدای امر شامل انتخاب نمایشگاه، مراحل ثبت نام، تدارک کالا، لوازم و ابزار و تجهیزات غرفه به عهده چند نفر است ضمن اینکه هر یک از آنان باید خصوصیات لازم را داشته باشند، می بایست فردی به عنوان مسئول یا مدیر غرفه تعیین گردد که علاوه بر دارا بودن ویژگی های کارکنان غرفه توانایی هماهنگی، نظارت و کنترل فعالیت های آنان را نیز داشته باشد و چنانچه غرفه صرفاً توسط یک نفر اداره می گردد (به هیچ عنوان توصیه نمی گردد) می بایست فردی بسیار توانمند و با قابلیت های بالا را برای این کار انتخاب و اعزام نمود. چنانچه حضور بیش از یک نفر در غرفه از سوی شرکت امکان پذیر نبود، انتخاب و به کارگیری افراد بومی ضروری و اجتناب ناپذیر خواهد بود.

مراحل حضور در نمایشگاه :

حضور در نمایشگاه به سه مرحله قبل از مشارکت، در ایام مشارکت و بعد از مشارکت تقسیم می شود.

اقدامات قبل از حضور در نمایشگاه : 
·برنامه ریزی
·ارسال دعوت نامه و دعوت از گروه های هدف
·آموزش پرسنل و بستن تیم باشگاهی
·دسته بندی و هماهنگی تولید محصولات مورد نیاز
·آماده سازی کاتالوگ ها و اقلام تبلیغاتی
·برنامه ریزی جهت طراحی برنامه های ترویجی
·طراحی چیدمان و بصری غرفه
·توجمه متون بسته ها، محصولات و…
·آماده سازی لباس های متحدالشکل، بچ سینه و…
·هماهنگی با واحدهای سمعی بصری جهت عکس و فیلم
·تهیه لیست قیمت ها و فرم های مربوط به نمایندگی …
·در صورت نیاز برنامه ریزی برای مصاحبه مطبوعاتی
·تدوین جدول زمان بندی انجام مراحل حضور در نمایشگاهی
·آماده سازی تیم پشتیبانی مستقر در دفتر شرکت

در ایام حضور در نمایشگاه
·حضور به موقع و دائم کلیه کارکنان در محل غرفه
·داشتن ظاهری آراسته
·حضور تمامی نفرات و با انگیزه بودن
·بازدید از تمام قسمت های نمایشگاه
·بررسی نحوه حضور دیگر شرکت ها خصوصاً رقبا
·توزیع و جمع آوری فرم های نظرسنجی و…
·تهیه آمار نسبی بازدیدکنندگان در پایان هر روز
·تهیه نمونه ای از کالای شرکت رقیب
·بررسی و تحلیل بازار در شهرهایی که حضور می یابیم
·بازدید از نمایندگان و مشتریان بالقوه در هر شهر
·برگزاری جلسه با ارگان ها و سازمان های سیاست گذار
·تهیه گزارش از حالات و رفتار بازدید کننده
·ثبت سوالات شفاهی مهم که مطرح می شود
·انجام مصاحبه با بازدیدکنندگان
·تهیه گزارش تصویری و صوتی از نمایشگاه
·هماهنگی با متصدی حمل کالا جهت بازگرداندن کالاها
·لیست خروج کالاها از سالن

بعد از مشارکت در نمایشگاه
·جمع آوری کالاهای نمایشی و دیگر تجهیزات
·پیگیری و ارزیابی فعالیت های انجام شده در نمایشگاه و جمع آوری سوابق بازدیدکنندگان
·تهیه و ثبت گزارش و ارائه به همکاران
·اطلاع رسانی به مشتریان در حوزه موفقیت ها و…
·بررسی و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده از رقبا

ویژگی ها و وظایف افراد اداره کننده غرفه :
·اداره کردن غرفه در طول مدت برگزاری نمایشگاه
·رعایت کلیه قوانین و مقررات نمایشگاهی
·آشنایی با مراحل حضور در نمایشگاه
·آشنایی با شرکت های حاضر در نمایشگاه و کنترل رفتار رقبا
·آشنایی با مزایا و معایب کالای شرکت رقیب
·آشنایی با تکنولوژی های برقراری ارتباط و اصول تشریفات
·آشنایی با تکنیک های تبلیغاتی موثر در غرفه
·تبحر در چیدمان و آرایش غرفه و به نمایش گذاردن کالا
·تبحر در عرضه کالا در غرفه
·آشنایی کامل با مشخصات فنی کالا
·داشتن اطلاعات کافی از شرایط حمل و نقل و بیمه کالا
·آشنایی با قوانین گمرکی
·آشنایی با شیوه های تنظیم قرارداد و یا پیش نویس قرارداد
·تبحر و توان در کسب اطلاعات بازار در مدت زمان اندک. آشنایی به زبان انگلیسی و ترجیحاً کشور برگزار کننده. داشتن قابلیت شناسایی و تفکیک بازدیدکنندگان
·آشنایی با شیوه نگارش مکاتبات و گزارش نویسی
·آشنایی کامل با شرکت و واحدهای مختلف و فعالیت های آنان
·دارا بودن ظاهری آراسته و مناسب در تمام ساعات کار نمایشگاه
·استفاده از لباس های متحدالشکل
·توان همکاری و تعامل و مدیریت نمودن بر پرسنل غرفه
·دارا بودن حسن خلق و فن بیان و رفتاری شایسته
·داشتن روحیه انجام هرگونه کاری در برگزاری نمایشگاه

لوازم مورد نیاز در غرفه نمایشگاهی

هنگام حضور در نمایشگاه ها بهتر است جهت حضور بهتر و پربارتر، غرفه نمایشگاهی شما آماده و مجهز باشد. از این رو پیشنهاد می کنیم در هنگام شرکت در نمایشگاه ها موارد زیر را در غرفه نمایشگاهی خود همراه داشته و مد نظر قرار دهید.

لوازم مورد نیاز در غرفه نمایشگاهی :
·هدایای تبلیغاتی ساده (برای عموم) و هدایای تبلیغاتی ویژه جهت مخاطبین خاص
·آلبوم کارت ویزیت خالی
·دوربین عکاسی جهت عکاسی از غرفه نمایشگاهی خود و رقبا و همچنین از میهمانان جهت ایجاد خبر
·فرم مشخصات فردی بازدیدکنندگان غرفه
·لوازم اداری (خودکار، قیچی، کارت، گیره، کاغذ و… )
·سطل آشغال یا کیسه زباله ضخیم
·سینی پذیرایی و ست پذیرایی چنگال و قاشق چای خوری یک بار مصرف یا فلزی
·سبد گل برای قرار گرفتن روی کانترها
·دستمال کاغذی و دستمال تزئینی
·سیم رابط
·جای کاتالوگی در صورت نیاز
·تی نخی یا پارچه جهت نظافت کف غرفه
·آستری جهت تمیزکاری محیط غرفه و میزها
·میوه (موز، پرتغال، سیب، خیار)
·آبمیوه بسته بندی شده
·کافی میکس و هات شکلات و…
·بشقاب یک بار مصرف / چینی
·نی کوچک، لیوان کاغذی
·آب سردکن یخچال دار
·چای ساز و چای کیسه ای
·فرم نظرسنجی