رمز موفقیت شما در غرفه:
اگر می‌خواهید در وظایف خود به عنوان مدیر یا یکی از کارکنان غرفه نمایشگاهی موفق باشید، باید نکات زیر را رعایت کنید:
۱- خود و شرکت خود را به خوبی بشناسید. (تا معرفی‌کننده خوبی برای شرکت خودتان باشید.)
۲- نیازهای مشتریان را بررسی کنید و بشناسید
۳- رقیبان خود را شناسایی کنید.
۴- همیشه برای ارائه اطلاعات و نمایش کالا آماده باشید.
۵- مردم چگونگی رفتار و برخورد شما را مترادف با کیفیت کالاهای عرضه شده می‌دانند.
۶- از کلیه جنبه‌های کالا مطلع باشید. (مشخصات فنی، قیمت و …)
۷- به تناسب موضوع از حرکات دست و صورت برای انتقال بهتر پیام، استفاده کنید.
۸- قبل از نمایش کالا، سئوالهایی که مطرح خواهد شد، پاسخهای لازم را در نظر بگیرید.
۹- نمایشگاه در دوره کوتاه و معینی برگزار می‌شود. از این‌رو، پرزحمت، خسته‌کننده و وقت‌گیر است. پس با سخت‌کاری و همدلی به دیگران درس تعهد، شکیبایی و کامیابی بیاموزید.
۱۰- در غرفه وظایف و مسئولیتها را با مهربانی، اطمینان و نظم پیش ببرید.
۱۱- غرفه را مرتب، تمیز و جذاب نگهدارید.
۱۲- ملاقاتهای روزانه خود را برنامه‌ریزی کنید.
۱۳- از این برنامه برای دست یافتن به فرصتهائی برای فروش استفاده کنید.
عوامل مؤثر در بازاریابی مطلوب:اگر نکات زیر را به درستی و منطقی به کارگیرید، برای شرکت خود یک بازاریابی مطلوب را در مدت برگزاری نمایشگاه به ارمغان آورده‌اید:
۱- بازیدکنندگان را با خوش آمد‌گویی استقبال نموده و با تبسم بدرقه کنید.
۲- با اطمینان و آرامش و دقت خود، محصولات شرکت را معرفی نمایید.
۳- مشخصات ملاقات‌کنندگان را بخاطر بسپارید و از آنها بموقع استفاده نمایید.
۴- بازدیدکنندگان را بهتر و بیشتر با محصولات خود آشنا سازید.
۵- امتیازات ویژه کالاهای خود را به درستی معرفی کنید.
۶- از افراط و تفریط در بیان و عمل بپرهیزید.
۷- نیازهای ضروری خود را همیشه و بموقع پیش‌بینی و فراهم نمایید.
۸- برخی از امتیازات را به عنوان ذخیره نهایی در مذاکرات و ملاقاتها حفظ کنید.
۹- در صور امکان راهنما و مشکل‌گشای خوبی برای ملاقات‌کنندگان باشید.
۱۰- آراستگی و حفظ شئونات اعتقادی و ملی، شرط اصلی حضور در غرفه است. آن را خوب حفظ کنید.
۱۱- آموزش و تبادل اطلاعات روزانه با همکاران در غرفه را یک اصل بدانید.
۱۲- فعالیتهای روزانه خود را در غرفه مرور نمایید. کوشش کنید کاستی‌های آن را برطرف سازید.
۱۳- از آمار و علائم و عکسهای نامناسب و غیرواقع پرهیز کنید.
۱۴- از نیروی انسانی آگاه، آماده، سرزنده و کاردان جهت امور غرفه و ارتباط با مردم استفاده کنید.
۱۵- مردم را آگاه و صاحبنظر بدانید. بیشتر سخن آنها را بشنوید و از این کار مسرور باشید.
۱۶- اگر شما مواظب دیگران نیستید؛ ممکن است دیگران شما را زیرنظر داشته باشند. پس اعمال شما از قضاوت سایرین در امان نخواهد بود.
۱۷- افراد معمولاً با اهداف از پیش تعیین شده به نمایشگاه می‌آیند، بهتر است از قبل آنان را از طریق درج آگهی در مطبوعات، ارسال دعوتنامه، فاکس، تماس تلفنی و … دعوت به بازدید از غرفه خود نمایید.
رفتار کارکنان در غرفه:برای انجام صحیح، منطقی و علاقمندانه وظایف و مسئولیت‌های خود، لازم است نکات ذیل را به عنوان ”رفتار مناسب“ در غرفه رعایت کنید:
۱- با دوستان و آشنایان در غرفه ننشینید. آنجا را تبدیل به پاتوق خود و دوستان نکنید.
۲- نسبت به بازدیدکنندگان بی‌توجه و بی‌تفاوت نباشید.
۳- سئوالات را بدون پاسخ نگذارید.
۴- در داخل غرفه، حالت استراحت به خود نگیرید.
۵- غرفه را مکان خصوصی خود ندانید.
۶- هنگامی که در غرفه هستید، سردرگم و بی‌هدف نباشید.
۷- خود را بی‌علاقه و بیکار نشانه ندهید.
۸- اطلاعات ناقص و نادرست ارائه ندهید.
۹- لباس نامناسب نپوشید. ظاهری آراسته داشته باشید و لباسهای مناسب بر تن کنید.
۱۰- تند و بلند سخن نگویید.
۱۱- از استعمال دخانیات پرهیز کنید.
۱۲- افراد ناآشنا را به جای خود دعوت نکنید.
۱۳- شئونات اخلاقی را رعایت کنید.
۱۴- از ملاقاتها و مذاکرات طولانی پرهیز کنید.
۱۵- نسبت به مردم و بازدیدکنندگان بی‌احترام نباشید.
جمع‌آوری اطلاعات و آمار مربوط به بازدیدکنندگان
آمار و اطلاعات که درباره بازدیدکنندگان، تخصص، حوزه فعالیت و کالای مورد علاقه آنها جمع‌آوری می‌کنید، نهالی است که در نمایشگاه غرس می‌نمایید. هر اندازه اصول را بهتر رعایت کنید و به مراقبت‌های بعدی اهمیت دهید تلاش‌های شما پرثمرتر خواهد شد. بنابراین، برای جمع‌آوری اطلاعات و آمار به شما توصیه می‌شود.
۱- روش مشخصی را برای جمع‌آوری اطلاعات از بازدیدکنندگان انتخاب کنید و کارکنان غرفه را ملزم به رعایت آن کنید.
۲- توصیه می‌شود از روش‌های معمول نیز استفاده کنید. یک روش این است که برای ثبت اطلاعات از کارت مخصوصی استفاده می‌شود که بعداً در دفتر مرکزی شرکت بایگانی می‌گردد. با استفاده از اطلاعات ثبت شده مربوط به بازدیدکنندگان بر روی آنها (اسم، مشخصات، شغل، نشانی، تلفن، تلکس، و … )پاسخهای لازم برای آنان ارسال می‌گردد.
۳- اطلاعات ثبت شده برای استفاده‌های آتی باید دقیق و خوانا باشد.
۴- در طول برگزاری نمایشگاه، می‌توان نامه‌های جالی (که قبلاً به صورت یکنواخت تهیه شده است) به عنوان تشکر از بازدیدکنندگان غرفه و وعده ارسال اطلاعات مورد نظر، برای آنان ارسال نمود. این امر، اثر خوبی در ذهن بازدیدکنندگان خواهد گذاشت.
۵- یک نفر را مسئول پیگیری این قبیل ارتباطات نمایید.
۶- داشتن آمار مدون مربوط به درخواست‌های بازدیدگان، اولین آثار ملموس نتایج شرکت در نمایشگاه است، جمع آوری درست و دقیق این آمار، زیربنای موفقیت شما در نمایشگاه را تشکیل می‌دهد.
روابط عمومی
هر اندازه روابط عمومی شما قوی‌تر باشد، احتمال موفقیت شما بیشتر خواهد بود. فعالیتهای روابط عمومی باید کمک کند تا اشخاص مورد نظرتان به سوی غرفه شما کشیده شوند. برای این کار باید:
۱- با وسایل ارتباط جمعی به گونه‌ای رابطه نزدیک برقرار کنید که پیش از شروع نمایشگاه، اطلاعات شما در اختیار آنها باشد.
۲- سعی کنید بیش از دیگران، پای نمایندگان مطبوعات را به غرفه خودتان باز کنید.
۳- رابطه نزدیک و مستمر خود را با روابط عمومی مدیریت سازمان نمایشگاه حفظ کنید.
۴- از برنامه‌های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه، دقیقاً مطلع شوید و تبلیغات خود را با برنامه‌های آنها هماهنگ نمایید.
۵- برنامه‌های تبلیغاتی سازمان نمایشگاه احتمالاً در برگیرنده موارد زیر خواهد بود که می‌توانید از آنها بهره‌برداری کنید:
– چاپ بروشور برای توزیع میان بازدیدکنندگان
– چاپ کاتالوگ نمایشگاهی به زبان‌های مختلف
– چاپ و الصاق پوستر در اماکن مختلف
– تبلیغ در داخل هتل‌ها و فرودگاه‌ها و ایستگاه‌های راه‌آهن
– چاپ خبرنامه‌های داخلی برای توزیع در میان غرفه‌ها
– تبلیغات در کاتالوگ نمایشگاهی (که ماندگاری آنها قابل توجه است.)
– پذیرایی از میهمانان خاص
– تعیین نماینده برای تماس با وسایل ارتباط جمعی در روز افتتاح و پذیرائی در داخل غرفه و روزهای خاص.
