انتشارات نمایشگاهی
مهم‌ترین انتشارات در نمایشگاه‌ها که شما نیز می‌توانید برای نیل به اهداف خود از آنها بهره ببرید، به شرح زیر است:
۱- مجموعه کاملی از بروشورهای غرفه و مقررات بازرگانی خود را برای توزیع در بین بازدیدکنندگان در دسترس داشته باشید.
۲- نشریات و بروشورهای مربوط به نمایشگاه شما، نقش بسیار مهمی در موفقیت شما ایفاء می‌کنند زیرا، پس از پایان نمایشگاه، بازدیدکنندگان فراموش خواهند کرد که در غرفه شما چه کالاهایی، بوده است. اما، آنچه در دست آنها می‌ماند، نشریات شما خودهد بود.
۳- می‌توانید برخی وسایل تبلیغاتی (پوستر، برچسب اتومبیل، برچسب‌نامه و …) را از سازمان نمایشگاه تهیه کرده و در برنامه‌های تبلیغاتی خود از آنها استفاده کنید.
۴- برای ترجمه بروشورهای خود به زبان کشور بیگانه از مترجم‌های حرفه‌ای و مطمئن استفاده کنید. قبل از چاپ، آنها را به اشخاص مطلع نشان دهید تا احتمالاً ترجمه مطالب به گونه‌ای نباشد که موجب خنده و لطفه‌گویی خوانندگان شود.
۵- یک نسخه از هر بروشور باید در اختیار کارکنان غرفه قرار دهید تا کاملاً درباره کالاها توجیه شوند.
۶- در همه نمایشگاه‌ها، گروهی بروشور جمع‌کن به غرفه‌ها مراجعه می‌کنند که هیچ هدف منطقی را دنبال نمی‌کنند. همواره باید مقداری بروشور مخصوص این قبیل اشخاص در اختیار داشته باشید و نشریات دیگر را بر حسب اهمیت جداسازی کنید تا هر گروه از بازدیدکنندگان نشریات مناسب حال خود را به دست آورند.
۷- برخی نشریات خاص و ارزشمند را می‌توان بعداً برای اشخاص ارسال نمود.
۸- برای نمایندگان وسایل ارتباط جمعی و ارباب جراید، اختصاصاً می‌توان مجموعه کامل‌تری از نشریات غرفه و سایر اطلاعات اقتصادی، فرهنگی و جغرافیایی کشور را در بسته‌بندی جالب و زیبا تهیه کرد و در هنگام مراجعه به آنها تسلیم نمود.
۹- در طول برگزاری نمایشگاه، روزهای خاصی وجود دارد که نسبت به روزهای عادی اهمیت خاصی دارند. حضور فعال در این روز‌ها، مسلماً نتایج پرباری برای برگزارکننده نمایشگاه و نیز شرکت‌کنندگان در نمایشگاه خواهد داشت.
روز افتتاح نمایشگاه
روز افتتاح نمایشگاه، پرکارترین وخسته‌کننده‌ترین روزهای برگزاری نمایشگاه است. بسیاری از شخصیت‌های معروف برای مراسم افتتاح دعوت می‌شوند. معمولاً یکی از چهره‌های سطح بالای مملکتی به عنوان افتتاح‌کننده در نمایشگاه حاضر می‌شود. بنابراین:
۱- کارکنان غرفه باید آمادگی داشته باشند تا در صورت بازدید از غرفه شما به سؤالات پاسخ دهند.
۲- از طرف مدیریت سازمان نمایشگاه بخواهید، کارمندان غرفه و طرف‌های تجاری شما را در برنامه پذیرایی مراسم افتتاح دعوت کنند.
پایان نمایشگاه، بازگشت کالاها
در پایان نمایشگاه، نوبت جمع‌کردن غرفه، کالاها و بسته‌بندی آنها برای بازگشت می‌رسد. در این موقعیت باید نکات ذیل را رعایت کنید:
۱- باید افرادی که بسته‌بندی و عدل‌بندی کالاها می‌پردازند، از مقررات گمرکی کشور میزبان و نیز کشور خود در زمینه ورود و خروج کالاهای نمایشی اطلاع کافی داشته باشند تا بعداً با مشکلی مواجه نشوید.
۲- هر گونه نقصی در مندرجات فرم‌های گمرکی و حمل و نقل بین‌المللی، ممکن است موجب چندین روز معطلی و سرگردانی شود.
۳- ممکن است، برخی کالاها در کشور میزبان در نمایشگاه به فروش رفته و مشمول پرداخت عوارض گمرکی شده باشند، برخی نیز به کشور ثالثی فروخته شده باشند که مشمول مقررات آن کشور می‌گردد و بالاخره کالایی هم بدون پرداخت هیچگونه عوارضی باید به کشور بازگردد.
۴- گاهی لازم است تا لحظه‌ای که کالا محوطه گمرک را ترک می‌کند، در محل نمایشگاه مانده تا تشریفات گمرکی را به پایان برسانید.
۵- رها کردن غرفه پی از اتمام نمایشگاه با انبوهی از آشغال، ایجاد زحمت برای سازمان نمایشگاه و انعکاس نامطلوبی از چهره شما در اذهان باقی می‌گذارد. در حالی که تمیز‌کردن غرفه موجب خرسندی سازمان نمایشگاه و حسن روابط بعدی خواهد شد.
۶- برای خودتان فرصی کافی بگذارید که پول کشور میزبان را به ارز مورد نظر تبدیل کنید.
۷- همیشه در روز پس از نمایشگاه به کارکنان غرفه احساس تعطیلی دست می‌دهد، اما باید دانست که هنوز کار تمام نشده است.
۸- کالاهای نمایشی را بسته‌بندی و آماده حمل کنید.
۹- تشریفات گمرکی بازگشت کالا با کمک حق‌العمل کار گمرکی انجام شود.
۱۰- از مسئولان سازمان نمایشگاه، گمرک و … که در برگزاری نمایشگاه کمک کرده‌اند، از طریق مقتضی و اهدای هدایا تشکر و قدردانی نمایید.
۱۱- از رئیس کل نمایشگاه و اعضای سفارت، رسماً خداحافظی کنید.
۱۲- از کسانی که نحوی کمک و همکاری کرده‌اند، اما در موقع خداحافظی امکان دیدن آنها نبود، بعداً به وسیله نامه یا ارسال هدیه قدردانی کنید.
۱۳- گزارشی از وضعیت کلی نمایشگاه، آمار فروش، معاملات انجام شده، مذاکرات قابل اهمیت و نحوه توجه مردم به غرفه شما را به وسیله تلکس به دفتر مرکزی برگزارکننده نمایشگاه ارسال نمایید.
چند توصیه بسیار مهم
۱- قبل از ترک کشورمان یک نسخه از قرارداد اجاره محل نمایشگاه، مکاتبات و تلکس‌های مبادله شده را با خود ببرید.
۲- به محض رسیدن به کشور میزبان با سفارت کشور خود تماس بگیرید و از راهنمائی‌های آنها استفاده کنید.
۳- به محض رسیدن به محل نمایشگاه خود را به مسئولان سازمان نمایشگاه معرفی کنید تا یکدیگر را بخوبی بشناسید.
۴- اگر طرف تجاری در آن کشور دارید، فوراً با او تماس بگیرید و از کمک‌ها و راهنمائی‌های او استفاده کنید.
۵- از وضعیت حمل کالاهای خود کسب اطلاع کنید و مقدمات ترخیص گمرکی آنها را با حق‌العمل کار گمرکی و دیگر کشور میزبان هماهنگ سازید.
۶- نیازهای خود را از لحاظ استخدام کارگر، راننده، حرثقیل و … پیش‌بینی نمایید.
۷- به محض ترخیص کالاها، دستگاه‌ها و ماشین‌آلات را بررسی کنید و اگر قطعه یا وسیله‌ای لازم دارند، آنها را تهیه کنید.
۸- در برخی موارد، در روز گشایش نمایشگاه، مناظر ناراحت‌کننده‌ای مشاهده می‌شود. (مثلاً غرفه خالی بدون کالا برای نمایش، دوندگی بیهوده نمایندگان، کالاهایی که باید به معرض نمایش درآیند، اما هنوز در راه می‌باشند و یا در حین ترابری صدمه دیده‌اند یا اینکه در انبار گمرک نگاه داشته شده‌اند و اکنون با فقدان کالا روبرو شده‌اید و ..) برای رفع اینگونه مسائل و مشکلات، با دقت کافی، ترابری کالا را رعایت کنید.
۹- ممکن است بازدید‌کننده برای خرید از غرفه شما، تصمیم‌گیر اصلی نباشد. با این حال این فرصت را به شما می‌دهد که نظر او را جلب کنید. او را طوری تحت تأثیر قرار دهید که وی به نوبه خود احساس خویش را به تصمیم گیرندگان اصلی منتقل سازد.
رهنمودهایی برای حضور بهتر در نمایشگاه
برای حضور فعال و موفق در نمایشگاه، به شما توصیه می‌شود به نکات ذیل بیش از پیش توجه نمائید:
هدف‌های نمایشگاه را بهتر بشناسید:مهم‌ترین هدف‌ها عبارتند از:
۱- معرفی تکنولوژی، ماشین آلات و محصولات جدید
۲- جذب مشتریان و نمایندگان جدید و ایجاد ارتباط با آنها
۳- اخذ سفارشات جدید و معرفی خدمات بهتر
۴- سفارشات جدید و معرفی خدمات بهتر
۵- معرفی آخرین محصولات تولیدی به خریداران
۶- بالابردن روحیه در کارکنان، مشتریان و جامعه
۷- تبادل اطلاعات، دستاوردها. تحقیقات کاربردی (در زمینه‌های فنی، تولیدی، تجاری)
۸- شناخت رقیبانن و ایجاد رقابت سالم
۹- سنجش بازار مصرف کالا و استفاده از فرصت‌ها برای بهینه‌سازی
۱۰- شناسایی گرایش بهتر مشتریانن و بکارگیری آن در تولیدات آینده
۱۱- گردآوری اطلاعات جامع از محصولات مشابه تولید شده
۱۲- نمایش تجهیزاتن غیرقابل حمل
۱۳- ایجاد فرصت‌های مناسب برای مشتریان جهت ارائه مسایل خود و دریافت راه حل
۱۴- انجام بازارسنجی و بازاریابی برای توزیع و فروش کالا در داخل و خارج از کشور از طریق نمایندگی‌های معتبر
معیارهای حضور در نمایشگاه را رعایت کنید:برای حضور در نمایشگاه، این نکات را کاملاً رعایت کنید:
۱- تعیین اولویت‌های متناسب برای حضور در نمایشگاه
۲- تخمین، تعیین و تامین فضای لازم برای غرفه
۳- طراحی هنرمندانه غرفه و دوری از تزئیناتن زائد
۴- نمایش چشمگیر کالا در غرفه (حتی‌الامکان بصورت سه بعدی)
۵- غرفه، نه ویترین است و نه تابلو نقاشی. پس، آرایش آن باید به شکلی باشد که پیام رسان، گیرا و گویای اهداف شرکت از تولید محصول باشد.
۶- تجهیز غرفه، می‌بایست براساس فکر، تجربه و هنر باشد. پس، هماهنگی میان رنگ‌ها، کالاها و دیوارها ضروری است.
۷- از آویختن کاتالوگ، جعبه و پوستر به دیوار غرفه پرهیز کنید.
۸- ظاهر غرفه باید بازدیدکنندگان را جلب کند.
۹- ماهیت و اهداف شرکت باید در نحوه تزئین غرفه مشخص باشد.
۱۰- همه وسایل مرتب باشد و دسترسی به آنها آسان باشد.
۱۱- محل نمایش باید طوری باشد که همه بطور یکسان آن را ببینند.
۱۲- از انباشت کالاها در غرفه پرهیز شود.
مقررات نمایشگاه را رعایت کنید:برای حضور موفق‌آمیز در نمایشگاه، در زمینه مقررات نکات زیر را رعایت کنید:
۱- مقررات و دستورالعمل‌های جاری نمایشگاه را مطالعه کرده و به آنها عمل کنید.
۲- غرفه محل تبادل اطلاعات فنی و تجاری است؛ از ازدحام بی‌مورد در آن جلوگیری نمایید.
۳- غرفه‌داران برای اداره غرفه، باید آگاهانه، متعهدانه و جذاب عمل کنند.
۴- پذیرایی و امور خدماتی را به درستی انجام دهید.
۵- انضباط اخلاقی و اجتماعی را به همراه متانت سرلوحهن همه امور قرار دهید.
۶- دفتری برای ثبت پیشنهادات و نظرات بازدیدکنندگان و صاحبنظران اختصاص دهید و در معرض دید عموم قرار دهید.
۷- محل مناسبی را برای ملاقاتها و مذاکرات تجاری اختصاص دهید.
۸- به تعداد کافی کاتالوگ، بروشور، کارت ویزیت ولیست قیمت کالاها را تهیه کرده و در اختیار مشتریان داخلی و خارجی قرار دهید.
۹- ارتباطات، دیدارها و مذاکرات روزانه خود را ارزیابی کنید.
۱۰- از افراد سرشناس برای بازدید از غرفه و حضور در آن دعوت کنید.
کالاها و وسایل نمایشگاهی را حفظ کنید:برای حضور موفقیت‌آمیز در نمایشگاه، برای حفظ بهتر کالاها و وسایل نمایشگاهی نکات زیر را مورد توجه و رعایت قرار دهید:
۱- کالاها را تا رسیدن به غرفه شخصاً همراهی کنید. (تا از ایمنی و سلامت کالا مطمئن شوید.)
۲- به هنگام جمع‌آوری، شخصاً در مراحل رسیدن کارتن‌های خالی، بسته‌بندی‌کالاها، برچسب زدن و خروج کالا حضور داشته باشید.
۳- در صورت امکان از پوشش‌های بیمه‌ای برای اطمینان خاطر بیشتر، استفاده نمایید.
وظیفه شما در سه مرحله برگزاری نمایشگاه:در سه مرحله زیر شخصاً باید نکات بیان شده را رعایت کنید:
الف- قبل از نمایشگاه: مشتریان را از محل و ساعت حضور خود مطلع کنید و از آنان دعوت به عمل آورید.
ب- درطول نمایشگاه: بروشور و کارتهای ویزیت خودتان را توزیع کنید. فرم مصاحبه با بازدیدکنندگان را نیز تکمیل کنید.
ج- پس از نمایشگاه: به محض خاتمه نمایشگاه با بازدیدکنندگان تماس بگیرید، از نظرات آنان برای برنامه‌ریزی آینده بهره بگیرید و بالاخره برای نمایشگاه بعدی برنامه‌ریزی کنید.
